採用業務をAIで自動化｜年間2500時間削減した方法を解説
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https://www.youtube.com/watch?v=ZLF6Yu8ybM0
採用業務のAI自動化で年間2500時間を削減した事例の概要
求人を作る、媒体に投稿する、反応を見て文言を直す、スカウトを送る、面接をして申し送りを書く、ATS（採用管理システム）に連携する。採用に関わる業務は、一人を採用するだけでも驚くほど多くの工程があります。今回の動画では、弊社代表の八木が「面接以外の工程は、本当に人がやる必要があるのか」という問いから出発し、採用業務をAIで自動化する方法を、当社の支援実例をもとに解説しています。
八木はもともと大手企業でエンジニアとして開発に携わり、現在は株式会社Last Sceneの代表として、企業ごとに専用のAIエージェントをゼロから開発する事業を行っています。当社の支援先の中には、求人の作成・投稿・スカウト送信・申し送り・ATS連携までを自動化し、年間で約2500時間分の工数を削減した企業もあります。この記事では、その考え方と実際に自動化している範囲、そして何から始めればよいかを整理します。
大前提：AIに渡すのは「作業」であって「判断」ではない
「採用をAIで自動化する」と聞くと、すべてをAIに丸投げして人は何もしない、というイメージを持たれがちです。しかし当社の考えはその逆です。AIに渡すのは、探す・書く・送るといった地味で繰り返しの多い作業の部分だけであり、最終的に誰を採用するかを決めるのは人間です。
この線引きさえ間違えなければ、採用担当は「面接で人と向き合う」という本当に大事な仕事に集中できるようになります。逆に「この人と一緒に働くかどうか」までAIに任せてしまうと、採用そのものの意味がなくなってしまいます。
なぜ採用業務はAI自動化に向いているのか
ほとんどがテキストベースの繰り返し作業
求人の作成、媒体へのアップロード、数値をもとにした文言改善、スカウト送信、面接後の評価記入と次の面接官への申し送り、お礼メール。採用業務の大半はテキストを扱う作業です。だからこそ、AIで改善しやすい領域だと私たちは考えています。
特に専任の人事がいない会社では、こうした業務が本業の時間と真正面からぶつかります。繰り返しが多く、時間を食い、本業を圧迫している仕事ほど、AIに渡しやすい仕事です。
量と質の両方が上がる
人が一日にこなせる作業量には限界があります。スカウトを一日1000件送るのは現実的ではなく、100件でも相当な負担です。求人を一本書いて投稿するのも、面接後の評価を書いてATSに登録するのも、それぞれに手間がかかります。
これらをAIで組み直すと、量は人の何倍にもなります。質についても、AIが候補者を丁寧に評価し、求人を実際の数値をもとに改善するため、自力で頑張った結果よりも良くなるケースを当社は実際に見てきました。
注意点：完全に任せると品質が落ちる
一方で、AIに完全に任せきりにすると、微妙な品質のものが出てくることもあります。求人であれば媒体ごとのガイドラインに抵触する表現が混ざる、スカウトであれば文面が雑で反応率が伸びない、といったことは十分に起こり得ます。そのため、人間によるレビューは引き続き必要です。
一番大事なのは「データを取って改善を回す」こと
動画の中で八木が「今日ここが一番大事」と強調しているのが、数値をもとに改善を繰り返す仕組みです。スカウトも求人も、実際の反応データを常に取り続け、そのデータをもとにAIに相談しながら改善していく。このフローが回ると非常に強くなります。
ポイントは、AIを使ってただ量をこなすことではなく、量をこなした結果として蓄積されたデータをもとに、AIと人間で改善を繰り返すことです。当社では具体的に次のことを行っています。
・スカウトは候補者一人ひとりに合わせた文面をAIに作らせ、自動で送付する
・求人は「どのワードを入れるとどれだけ応募が来たか」のデータを蓄積し、それをもとにAIに作成させる
・媒体のガイドラインをあらかじめ読み込ませ、ガイドラインに沿った求人を自動生成し、アップロードまで自動化する
・面接後の候補者と自社とのマッチ度をAIに一次評価させ、申し送りを楽にする（最終レビューは人間）
年間2500時間を削減した支援先では、特にスカウト周りの自動化によって工数が大きく減っただけでなく、応募者数も大幅に増えました。単に早くなったのではなく、候補者ごとに文面を分け、求人の改善を繰り返したからこそ応募率が上がり続けた、というのが重要な点です。
面接後の業務も自動化できる
採用の時間は面接の後にも多く発生します。一次面接が終わって二次面接に進むときには、次の面接官向けに「こういう候補者でした」という申し送りを書く必要があります。来てくれた候補者へのお礼メール、次回の日程調整もあります。
これらもまとめて自動化できます。面接後のお礼メールを送り、次回の日程調整をある程度自動で進める。あるいはお礼メールはひな形だけAIに作らせて、送信は自分で行う。申し送りはAIに自動生成させ、その中に自社とのマッチ度の判断も含めておく、といった形です。
自分の主観だけでなくAIの視点も入れた上で判断できるようになる点も、メリットの一つです。面接前の母集団形成から面接後のフォローまでを自動化することで、採用担当は面接そのものにより集中できるようになります。
ここまでやると「人を増やさずに採用が回る」
求人の作成と送信、応募ステータスの更新といった作業を自動化すると、専任の人事がいなくても母集団形成が回り始めます。人を増やさなくてもある程度採用が回る状態を作れるため、従業員数が少ない企業の経営者にとってはインパクトが非常に大きいはずです。
規模の大きい会社でも、人事の手が回らない状況であれば、この部分を自動化するだけでより多くの候補者と向き合えるようになります。
何から始めるべきか
当社がおすすめしている進め方は次の通りです。
・まず自社の採用の流れをすべて書き出す
・どこに一番時間を使っているかを把握する
・自動化できそうな箇所に印をつける
・その箇所をAIに投げて、自動化できるか試してみる
最初の一歩としては、求人の内容をAIに書かせるところから始めるので十分です。それである程度楽になったと感じたら、次は自動アップロード、CSVへの書き出し、スカウトの自動化と、一つずつ範囲を広げていきます。今回の内容を一度にすべてやろうとするとかなり大変なので、一つずつ明日から取り組んでみてください。
まとめ
採用業務をAIで自動化する方法について、要点を整理します。
・採用業務はテキストベースの繰り返し作業が多く、AIに最も渡しやすい領域
・AIに任せるのは探す・書く・送るなどの作業。誰を採用するかの判断は人間が行う
・一番大事なのは、データを蓄積してAIと人間で改善を繰り返す仕組み
・求人作成・投稿・スカウト・一次対応・申し送り・お礼メール・ATS連携まで自動化が可能
・人が足りずに採用が進まない会社ほど、自動化の効果は大きい
株式会社Last Sceneでは、こうした業務特化型のAIエージェントを企業ごとにゼロから開発しています。貴社の採用フローに合わせた専用AIを開発し、研修やツール紹介で終わるのではなく、明日から実際に使えるものをそのままお渡しします。導入後の改善や、社内で運用を回せるようにする内製化の支援も含めてサポートしています。初回のヒアリングは無料で、その場で動くデモをお見せすることも可能です。採用のAI自動化にご興味のある方は、ぜひ元動画をご覧いただき、お気軽にお問い合わせください。